Save-the-Date & Einladungen
Wann ihr euren Liebsten Bescheid geben solltet
Der Verlobungsring steckt am Finger, das Datum steht, die Location ist gebucht. Spürt ihr dieses Kribbeln? Am liebsten würdet ihr jetzt sofort das Fenster aufreißen und es der ganzen Welt erzählen.
Genau dieses Gefühl – diese pure Vorfreude – ist der schönste Antrieb für die Planung. Aber oft mischt sich in die Euphorie eine kleine Unsicherheit:
- „Ist es zu früh, schon Einladungen zu drucken?“
- „Was, wenn wir jemanden vergessen?“
- „Welches Papier nimmt man eigentlich?“
Ich erlebe als DJ oft zwei Arten von Paaren. Die einen laden 18 Monate vorher ein (und sind traurig, wenn Gäste die Zusage wieder vergessen). Die anderen warten bis acht Wochen vor der Sommerhochzeit – und stellen fest, dass die besten Freunde schon auf Mallorca sind.
Damit euch das nicht passiert, habe ich hier den idealen Fahrplan für euch. Plus einen Geheimtipp am Ende, den fast kein Brautpaar kennt, der euch aber am Tag der Hochzeit hunderte Fragen erspart.
Schritt 1: Sichert euch eure Herzensmenschen (Save-the-Date)
Das „Save-the-Date“ ist noch keine Einladung. Es ist eine Termin-Reservierung im Herzen (und Kalender) eurer Gäste.
Sobald eure Location feststeht – idealerweise 10 bis 18 Monate vorher – solltet ihr den Termin verkünden. Warum? Weil wir alle volle Kalender haben. Besonders wenn ihr in den Ferien oder an Brückentagen heiratet, planen eure Gäste ihren Urlaub oft ein Jahr im Voraus.
Mein Tipp für die Form: Hier geht Funktion vor Form, aber es darf ruhig kreativ sein!
- Die pragmatische Lösung: Eine liebevolle digitale Karte per WhatsApp reicht völlig.
- Der Trend für Mutige (und Instagram-Fans): Dreht einen kurzen, lustigen Videoclip! Ihr beide mit Sonnenbrille (gerne im leichten „Hangover-Look“), haltet ein Schild mit dem Datum hoch, und von der Seite fliegt Konfetti ins Bild. Das ist sympathisch, bricht sofort das Eis und signalisiert euren Gästen: „Das wird keine steife Feier, das wird eine Party!“
Die Botschaft bleibt simpel: „Wir heiraten am 20.06.2026. Bitte blockt euch den Tag!“
Schritt 2: Die Eintrittskarte zur Party (Die Einladung)
Jetzt wird es konkret. Die Einladung ist der erste Eindruck, den eure Gäste von eurer Feier bekommen. Sie setzt den Ton: Wird es eine lockere Gartenparty oder ein elegantes Fest auf dem Schloss? Der perfekte Zeitpunkt für den Versand ist etwa 3 bis 5 Monate vor der Hochzeit.
Aber bevor ihr loslegt, steht ihr vor der klassischen „Make or Buy“-Entscheidung:
Weg A: Die Profi-Manufaktur
(Für Anspruchsvolle & Zeit-Sparer)
Wenn ihr wollt, dass alles aus einem Guss ist – von der Einladung über das Kirchenheft bis zur Menükarte – dann führt kein Weg am Profi vorbei. Ich durfte auf einer Hochzeitsmesse mal neben Nadine von Noord Design stehen und war beeindruckt. Das ist eine ganz andere Liga als die Online-Druckerei. Da geht es um Haptik, um schweres Büttenpapier, um Goldfolien-Prägung und echte Handarbeit. Der Vorteil: Ihr gebt das Thema ab und bekommt ein Design, das eure „Liebesgeschichte festhält“. Ihr müsst euch keine Gedanken über Schriftarten oder Ränder machen. Das spart euch unendlich viel Zeit und Nerven.
Weg B: DIY mit Canva & Co.
(Für Kreative & Budget-Füchse)
Tools wie Canva sind genial und ermöglichen es euch, für kleines Geld tolle Karten zu bauen.
Aber Vorsicht:
Unterschätzt den Faktor Zeit und Talent nicht! Eine Karte am Bildschirm zu designen ist das eine. Aber habt ihr auch Lust, später 80 Menükarten und Namensschilder auszuschneiden und zu falten? Habt ihr ein Auge dafür, welche Schriftarten harmonieren?
Mein Rat:
Wählt DIY nur, wenn ihr wirklich Spaß am Basteln habt und Geduld mitbringt. Wenn ihr es nur macht, um 100 Euro zu sparen, zahlt ihr am Ende oft mit Stress drauf.
Egal welcher Weg – das muss drauf:
Neben Ort und Zeit gibt es zwei Punkte, die inhaltlich oft vergessen werden:
- Die „Türsteher“ für Überraschungen:
In eine gute Einladung gehört immer ein Kontakt zu euren Trauzeugen. Schreibt dazu: „Ihr plant eine Überraschung? Bitte sprecht euch kurz mit unseren Trauzeugen ab: [Telefonnummer/Email].“ Das ist Gold wert! Eure Trauzeugen filtern die 20-minütigen PowerPoint-Vorträge heraus und sorgen dafür, dass die Party nicht ständig unterbrochen wird. - Das Missverständnis mit den Musikwünschen:
Druckt bitte keine Zeile wie „Ich wünsche mir Lied: _______“ auf die Antwortkarte. Wenn Onkel Werner im Januar die Karte ausfüllt, wünscht er sich „Atemlos“. Aber passt das im August um 23 Uhr zur Stimmung? Lasst das Thema bei den Einladungskarten raus. Sagt euren Gästen lieber: „Wünscht euch die Musik live bei der Party!“. So kann ich als DJ den Wunsch genau dann spielen, wenn er perfekt passt.
Schritt 3: Mein Geheimtipp – Die „Last Info“ (Kurz vor knapp)
Die Einladungen sind längst raus, aber zwei Wochen vor der Hochzeit ändern sich Kleinigkeiten. Plötzlich ist der Parkplatz oder die Straße vor dem Standesamt gesperrt oder ihr wollt doch eine „Unplugged Trauung“ (ohne Handys). Was tun? Alle anrufen?
Nutzt den „Last Info“-Trick! Schickt ca. 2 Woche vor der Hochzeit eine kurze Nachricht per WhatsApp oder E-Mail an alle Gäste.
Das gehört rein:
- Aktuelle Park-Infos (damit keiner zu spät zur Trauung kommt).
- Der Link zu eurem Online-Fotoalbum (damit alle ihre Selfies direkt hochladen).
- Ein freundlicher Hinweis: „Bitte lasst die Handys während der Trauung in der Tasche.“
Das beruhigt die Gäste („Ah, ich weiß, wo ich parken muss“) und nimmt euch den Stress am Hochzeitsmorgen.
An dieser Stelle ein kleiner 🎁 Geschenk für euch: Die „Last Info“-Vorlage
Damit ihr das nicht selbst texten müsst, habe ich euch eine Vorlage erstellt. Einfach kopieren, anpassen und per WhatsApp verschicken.
👉 Download: Vorlage Textbausteine „Last Info„
Fazit: Hört auf euer Bauchgefühl
Lasst euch von Zeitplänen und Papier-Grammaturen nicht stressen. Das Wichtigste ist, dass eure Liebsten wissen: „Wir wollen diesen Tag mit DIR feiern.“ Sichert euch den Termin frühzeitig und nutzt die „Last Info“, um kurz vor dem Fest alle Fragen abzufangen.
Ich freue mich schon darauf, eure Gäste (und ihre spontanen Musikwünsche) kennenzulernen!