Hochzeitslocation auswählen
Warum Raumgröße und Gästezahl über die Stimmung entscheiden
Die wichtigsten Fragen für euren Besichtigungstermin – bevor ihr euch in Kronleuchter und Parkett verliebt
Vor Kurzem habe ich eine Silberhochzeit im Gorch-Fock-Haus in Wilhelmshaven begleitet. Ein wunderschöner Saal, Platz für gut 150 Personen. Gefeiert haben etwa 50.
Auf den ersten Blick klingt das nach Luxus: viel Raum, keine Enge, jeder hat Platz. In Wirklichkeit war genau das der Grund, warum die Stimmung sich schwertat.
Die Tische standen so weit auseinander, dass man mit dem Nachbartisch praktisch nicht ins Gespräch kam. Für Corona-Abstände wäre der Saal ideal gewesen, für eine Feier war er zu groß. Und dann kam noch etwas hinzu: Die Bar lag nicht im Saal, sondern davor, obwohl locker Platz gewesen wäre. Der Raucherbereich lag zusätzlich im separaten Innenhof. Statt einer Gesellschaft hatte ich an diesem Abend drei Zonen, die sich kaum noch begegneten.
Bei einer Silberhochzeit ist das verschmerzbar, die Stimmung ist eine andere, ruhigere. Bei einer Hochzeitsfeier mit Eröffnungstanz, Reden und dem einen zentralen emotionalen Moment, den alle gemeinsam erleben sollen, wäre der Effekt deutlich schmerzhafter gewesen.
Deshalb heute ein Perspektivwechsel. Ich habe euch schon einmal gezeigt, wie ihr eine bereits gebuchte Location optimal bespielt. Heute geht es um den Schritt davor: Worauf ihr schon beim Besichtigungstermin achten solltet, bevor ihr unterschreibt.
Eure Gästezahl ist keine feste Größe
Die meisten Brautpaare planen ihre Location anhand der Einladungsliste. Klingt logisch, ist aber der erste Denkfehler. Eure Gästezahl bewegt sich zwischen Planung und Hochzeitstag in beide Richtungen, und beide Richtungen können euch die Stimmung kosten.
Ein Beispiel für die Schrumpfung: Ein Brautpaar hat beim Windig in Steinhausen mit 50 Gästen geplant und angefragt. Am Ende kamen 35. Der Saal, der ab 50 Personen gut gepasst hätte, war für 35 Personen plötzlich zu groß. Die Stimmung ließ sich nur mit deutlich mehr Aufwand aufbauen, als es nötig gewesen wäre, wenn von vornherein realistisch geplant worden wäre. Zum Vergleich: Beim Windig sind 80 Gäste die goldene Größe. Dort ist ordentlich was los, ohne dass es eng wird.
Und dann gibt es die Gegenrichtung, das Wachstum. Beim Sandhorster Krug hatte ein Brautpaar mit 80 Gästen geplant, exakt an der Kapazitätsgrenze der Location. Zwischen dem Versand der Save-the-Date-Karten und dem Hochzeitstag hatten sich unter den Singles auf der Gästeliste ein paar neue Paare gebildet. Am Ende waren es 85 Gäste, und der Saal hatte spürbar ein Platzproblem.
Beide Geschichten zeigen dasselbe: Wer seine Location exakt auf die Kopfzahl der Einladungsliste zuschneidet, hat in keine Richtung Luft. Plant lieber mit einer realistischen Spanne, nicht mit einer exakten Zahl. Und fragt euch beim Besichtigungstermin nicht nur „passt der Raum zu 80 Gästen“, sondern „passt der Raum auch noch zu 70, und was passiert, wenn es 90 werden?“.
Runde oder eckige Tische?
Auch bei der Tischform lohnt sich ein zweiter Blick, bevor ihr euch entscheidet. Viele Paare stellen sich runde Tische vor, weil sie gemütlicher wirken und Gespräche über den ganzen Tisch hinweg leichter machen. Manche Locations haben aber ausschließlich rechteckige oder längliche Tische im Bestand, runde Tische müssten dann extra angemietet werden, mit entsprechenden Zusatzkosten und Lieferaufwand.
Und selbst wenn runde Tische vorhanden sind, lohnt sich die Nachfrage nach der Größe. Die meisten runden Tische sind für 8 Personen ausgelegt. Wollt ihr aber lieber größere Tischgruppen mit 10 oder 12 Personen, weil sich zum Beispiel eure Familie oder eine Freundesgruppe zusammensetzen soll, passt das nicht mehr auf jeden runden Standard-Tisch. Fragt deshalb konkret nach: Welche Tischformen und -größen sind vorhanden, was kostet eine Anmietung zusätzlicher oder anderer Tische, und wie viele Personen passen tatsächlich an einen Tisch, ohne dass es eng wird?
Ein Wort zum Sommerwetter
Ein dritter Faktor, der eure Rechnung durcheinanderbringen kann, ohne dass sich an der Gästezahl überhaupt etwas ändert: das Wetter. Die erwähnten 80 Gäste beim Windig sind bei normalem Betrieb die perfekte Größe. Bei gutem Sommerwetter sitzen aber schnell zwei Drittel der Gesellschaft draußen auf der Terrasse, und die Stimmung drinnen kippt, obwohl die Gästezahl exakt gestimmt hätte. Das ist ein eigenes, größeres Thema für sich, das ich in Die dunkle Jahreszeit und im Wetter-Artikel mit den vier Plänen ausführlicher behandle. Hier reicht der Hinweis: Fragt bei der Besichtigung auch, wie die Location mit gutem Wetter umgeht, nicht nur mit schlechtem.
Das Bermuda-Dreieck
Bar, Tanzfläche, Buffet
Drei Punkte entscheiden bei jeder Feier über Bewegung im Raum: die Bar, die Tanzfläche und das Buffet. Liegen sie nah beieinander, bewegt sich eure Gesellschaft mühelos zwischen ihnen. Liegen sie weit auseinander, wird jeder Weg zu einer kleinen Entscheidung, und genau solche kleinen Entscheidungen sorgen dafür, dass Gäste eben doch sitzen bleiben, statt spontan aufzustehen.
Schaut bei der Besichtigung deshalb bewusst auf dieses Dreieck. Wie weit ist es von der Bar zur Tanzfläche? Gibt es nach dem Essen genug Platz zum Tanzen, oder stehen die Tische noch im Weg?
Ein Praxis-Tipp, der fast immer funktioniert: Baut nach dem Essen bewusst ein oder zwei Tische ab. Das schafft nicht nur Platz, es mischt nebenbei auch eure Sitzordnung neu. Gerade jüngere Gäste, die sowieso als Erste an der Bar landen, haben überhaupt kein Problem damit, dass ihr Tisch später fehlt. Wer mehr über die Magnetwirkung von Bar und DJ-Pult wissen möchte, findet das vertieft in Der unsichtbare Party-Killer – dort geht es um die Feinjustierung, wenn die Location schon gebucht ist.
Location oder Zelt?
Ein Punkt, den viele Paare erst spät bedenken: Ein fester Saal hat eine feste Größe. Ein Zelt lässt sich in der Größe an eure tatsächliche Gästezahl anpassen. Wenn eure Gästezahl noch unsicher ist, weil die Hochzeit weit im Voraus geplant wird oder weil ihr wisst, dass eure Gästeliste eher wächst als schrumpft, ist das ein handfestes Argument für die Zelt-Option. Ein Saal für 150 mit 50 Gästen ist ein Problem. Ein Zelt für 50, das bei Bedarf auf 65 erweitert wird, ist eine Lösung.
Die Checkliste für euren Besichtigungstermin
Damit ihr beim Termin vor Ort nichts vergesst, habe ich die wichtigsten Fragen für euch gebündelt. Ladet sie euch gerne herunter und nehmt sie mit.
Friesland · Wilhelmshaven · Ostfriesland
Eure Hochzeit
ist kein Experiment.
Ich bin Hochzeits-Experte & DJ – ich plane mit euch die Musik und den Ablauf und sorge dafür, dass am Tag selbst nichts dem Zufall überlassen bleibt. Struktur statt Stress, Sicherheit statt Bauchgefühl.
Über 100 Hochzeiten begleitet.
Bekannt als „der DJ mit den Herzen“.
